予約システムの導入のメリットは？機会損失とオペレーションの軽減

インターネット上で簡単に予約ができる、予約システムを導入している店舗やサロンが増えてきました。店舗を持つビジネスにおいて、予約をしてくれるお客様は重要です。

事前に予約客を獲得することで、売り上げ予想も立てられるようになります。

しかし、まだ導入するには不安があるオーナーも多いのではないでしょうか。

実は、予約システムのメリットは「予約が簡単にできる」だけではなく、集客力を上げる使い方もあるのです。

ここでは、予約システムのメリットについてご紹介します。

予約管理と顧客管理の一元化！オペレーションも軽減できる

少人数の店舗やサロンにとって、オペレーション業務に手間と時間をかけるのは避けたいものです。

これまで、予約や問い合わせの電話受付やメール対応に追われ、人手を取られて困っていた店舗やサロンも少なくないでしょう。

電話やメールの予約だと、空き枠の確認や電話・メールでのやりとりに人的コストがかかります。
しかしネット予約であれば、自動的に空いている時間帯に予約を埋めてくれて、しかも予約確認メールなども自動で送信することができます。これにより、人的なオペレーションコストを大幅に削減することができます。

参考・参照：【クービックノート】ネット予約は必要？予約システムを導入するメリットは！？

予約システムがあれば、接客中や施術中の電話を受けられなかったり、お客様を待たせたりするようなことも軽減できます。

自動的に空いている時間帯に予約を埋めてくれ、確認メールも自動で送信できるのです。

問い合わせフォームも設置できるので、電話での問い合わせも減ってオペレーションが軽減されるでしょう。また、予約システムでの予約の際、お客様は氏名や住所などの個人情報を入力します。それらの顧客情報は自動的にデータベース化し、顧客管理もできるので、情報の一元化でオペレーションが軽減されるのです。

個人情報だけではなく、来店日時や利用メニュー、問い合わせ内容なども登録でき、過去の予約履歴などもすぐに確認できます。（※予約システムによります。）

こうしてオペレーションを軽減することで、スタッフは接客に集中でき、お客様のニーズに合わせたサービスの向上にもつながるでしょう。

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集客力アップ！外部サービスとの連携とプッシュ通知

予約システムの多くは、外部サービスと連携ができます。Webサイトやアプリと連携した集客アップ、スマホのプッシュ通知を活用して既存のお客様のリピート率アップも可能です。

予約したいお店を探しているお客様が、外部のWebサイトやアプリから直接予約ページに移動できるので、新規のお客様の目にとまる機会も増え、予約獲得につながりやすくなるでしょう。

また、郵送のDMなどは手間もコストもかかりますが、プッシュ通知なら手間もかからずに定期的にキャンペーンやイベント、新商品の告知やクーポンなどを配信できます。

ホームページやブログがあっても、お客様はなかなか用事がなければ見にいったりはしません。イベントなどのタイミングに合わせて情報配信することで、リピート率が上がるでしょう。

予約サイトで取得した顧客情報をもとに、情報配信で一度来店されたお客様のリピートを促し、新規のお客様の固定客化につなげましょう。

また、どこのサイトから予約を受けたのか管理できるので、費用対効果を算出できて効率よく販売促進ができるようになります。

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予約システムで見込み顧客を逃さない！機会損失を防ごう

予約システムを導入する前だと、基本的には電話での予約がほとんどだったと思います。

その場合、予約の受付は営業時間内に限られ、この時間帯に電話ができないお客様はよその店舗やサロンに流れてしまう可能性があります。

しかし、予約システムを導入すれば365日24時間予約受付の対応ができるようになり、見込み客の機会損失を防いで確実に予約につなげられるのです。

電話やFAXでの予約受付は営業時間内のみの対応となってしまいますが、予約システムを導入すれば、24時間365日いつでも予約受付を行うことが可能です。

営業時間の影響による機会損失を生むことなく、予約意思のある見込み客を確実に予約につなげることができます。

参考・参照：【MarketingBank】予約システム導入の8つのメリットと4つの厳選ツール

これまで、勤務時間中で電話ができなかった会社員や、昼間は家事育児で忙しい主婦も、いつでも簡単に予約ができるようになります。

例えば、通勤途中の電車の中や子どもが寝て家事がひと段落した時間、夜寝る前など、空いた時間にWebサイトから予約状況を確認して、自分のスケジュールと照らし合わせ予約ができるようになるのです。

そして、リアルタイムで予約状況を更新することで、お客様にはいつでも空き状況を確認してもらえます。

お客様も予約を断られるストレスもなく、スムーズに予約ができ、満足度もアップするでしょう。

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キャンセルを削減！キャンセル機能とクレジットカード決算

せっかく予約で埋まっていても、突然のキャンセルで席が空いたまま、ということもあるでしょう。キャンセルが発生した場合、キャンセル待ちを受け付けることで機会損失を防ぎたいところ。

しかし、キャンセル待ちを受け付けると、お客様とのやりとりはとても大変で時間もかかってしまいます。

電話の場合、キャンセルが出た時点でキャンセル待ちを受け付けた順番にお客様へ電話で連絡していくので、何人にも電話をかける場合もあるかもしれません。

そこで、キャンセルが発生しても、効率的にキャンセル待ちにかかる手間をはぶけるキャンセル機能が便利です。

予約システムには、キャンセル機能がついているものもあるので、手間がかからず効率的に業務を進められるでしょう。キャンセル機能は予約がいっぱいになった時点で、自動的にキャンセル待ちの受付に切り替わります。

お客様に予約ができないことも伝わり、キャンセル待ちを受け付けられるのです。実際にキャンセルがでると、自動的に枠が空いて再度予約を受け付けることも可能ですし、キャンセル待ちがある場合はメールでお知らせもしてくれます。

簡単に例えると、ECで在庫切れになった時に使われる「入荷お知らせメール」のようなものです。
予約システムのキャンセル機能は、予約枠がいっぱいになると自動でキャンセル待ちの受付に切り替える事ができます。
お客様にとっては予約が出来ない事も伝わりますし、そこで離脱させずにキャンセル待ちを受け付ける事ができます。事業者にとっては自動で切り替わるので業務の効率が大幅に軽減します。

また、実際にキャンセルが入ると自動的に空き枠となり、再び予約を受け付けることも可能ですし、キャンセル待ちが発生している場合はメールでお知らせすることができます。

参考・参照：【予約ラボ】機会損失だけじゃない！「キャンセル待ち」のメリットと売り上げUP！

また、予約システムの多くにはクレジットカード決済など即時決済に対応しています。

店舗の場合、予約システムを通じて決済を行ってもらうことで、圧倒的にキャンセルを減らせるのです。また、お客様自身に決済を行ってもらうことで、当日お店での支払いの手間を削減し、他の業務やサービスの提供に集中することもできます。

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予約システムで業務効率化と集客向上

予約システムの導入のメリットは、業務の効率化や集客の向上などさまざまです。

予約システムによって、これまで面倒だった予約管理や顧客管理など一元的に管理できるようになり、大幅に業務を減らせます。

しかし、新しいシステムを導入すれば、どんなものでも必ず「管理」と「運用」が必要になってきます。

予約システムを導入する際には、それが自社に合ったシステムなのか、ちゃんと使いこなせるのかなどを理解したうえで導入するようにしましょう。

ネット予約に関わらず、新しい仕組みを入れる際は、どんな仕組みでも慣れるまでは大変ですよね。システムの操作方法や管理・運用方法を理解し、それをスタッフに浸透させるには、やはり一定の時間がかかります。

参考・参照：【ケイアートブログ】ネット予約システムを導入するデメリットってあるの?

また、予約システムもたくさんあってどれがいいかわからない、というオーナーには、集客から販売促進、予約システムまでそろったアプリ「GMOおみせアプリ」が使い勝手も良くおすすめです。

 予約システムとアプリが連携しているので、来店履歴の登録や決済金額の確認ができ、さらにクーポンの配信やプッシュ通知を使っての販促活動まで行えます。

店舗とお客様、双方にうれしい機能がたくさんの予約システムを活かして、集客力とお客様満足度アップにつなげましょう。